Splitsen en opschonen namen en naamgegevens

Ordenen is splitsen of scheiden naar aparte velden, opschonen, uniformeren, aanvullen en ontdubbelen

Wij ordenen de naamgegevens in uw relatiebestanden, klantenbestanden of andere adresbestanden: scheiden en namen splitsen naar aparte velden (of aparte EXCEL kolommen), opschonen, uniformeren, aanvullen en ontdubbelen. Dit heeft een aantal grote voordelen voor u:

• professionelere correspondentie wordt mogelijk; u maakt een betere indruk bij klanten
• snellere verwerking van verzendingen door postkamer of mailingbedrijf
• praktischer en flexibeler bestanden door betere selectie-, sorteer en presentatie-opties
• meer inzicht en overzicht in uw bestanden door eenduidigheid. Dit vereenvoudigt het beheer
• makkelijker importeren van de gegevens in een 'echte' database
• eenvoudiger samenvoegen van diverse bestanden wordt mogelijk

Ordenen maakt uw relatiegegevens bruikbaarder

Wij kunnen naamsgegevens bijna helemaal geautomatiseerd ordenen. Uit een tekstdocument of tekstbestand als MS Word of WordPerfect, of uit een spreadsheet als EXCEL, en vanzelfsprekend uit een echte database. Wij gebruiken hierbij onze unieke eigen 'zelflerende' analyse- en veredelingssoftware. Deze werkt met de meest actuele en grootste referentiebestanden in Nederland van onder meer achternamen (ca 100.000), roepnamen (ca 20.000), voorvoegsels (ca 120), titels (ca 80) etc etc.

Handmatig ordenen van relatiebestanden is een grote inspanning en erg foutgevoelig. Met onze software besparen wij u veel tijd en kosten.

Behalve naamgegevens kunnen wij ook alle adresgegevens in uw adressenbestand ordenen. Uw relatiebestand wordt zo veel bruikbaarder. Wij noemen dat data opschonen .

Naamgegevens splitsen is in veel gevallen noodzaak!

Naamsgegevens in een relatiebestand, klantbestand of ander adresbestand zijn vaak niet of maar ten dele van elkaar gescheiden. Titels, voorletters, voorvoegsels, tussenvoegsels, namen, roepnamen, soms staat alles in één kolom of veld. Op die manier is het bestand met relatiegegevens of klantgegevens niet zo flexibel. Zoeken, sorteren of geautomatiseerde bewerkingen op de diverse bestandsdelen in naamgegevens zijn dan niet goed mogelijk. Verder kan de volledige naam in een etiket en in een briefaanhef op die manier niet altijd correct worden 'berekend'. Maar voor het verzoregen van professionele correspondentie is dat vanzelfsprekend wel een eerste vereiste.

Wij splitsen de naamgegevens in uw document of adresbestand naar de volgende 9 afzonderlijke velden:

Naamsgegevens opschonen en uniformeren loont de moeite

Naamgegevens raken in de loop van de tijd vaak vervuild met dingen die een keurige adressering in de weg staan. Bijvoorbeeld het ten onrechte gebruiken van te veel komma's, spaties, harde returns of andere leestekens op verkeerde plaatsen. Zij vervuilen uw etiketten.
Daarnaast komen regelmatig onderlinge inconsequenties voor tussen namen. Zoals het wisselend gebruik van hoofdletters, de wijze waarop voorletters worden vermeld (aan elkaar, soms gescheiden door een punt, soms door een spatie), de manier waarop titels of het geslacht worden weergegeven etc.

Dit verschijnsel is niet verwonderlijk: vaak vindt de invoer plaats door meerdere personen zonder eenduidige invoer-afspraken. Het blijft mensenwerk en programma's als MS Word, Wordperfect of EXCEL kennen niet of nauwelijks checks op de invoer.

Wij kunnen de naamgegevens in uw adresbestanden snel en professioneel ordenen.

Naamgegevens aanvullen levert grote meerwaarde

Regelmatig volgt in persoonsaanduidingen informatie impliciet uit andere informatie. Zo wordt het geslacht vaak niet expliciet vermeld, maar moet men het afleiden uit de roepnaam of zelfs het emailadres. Ook dit werkt beperkend bij zoeken en sorteren en staat aan een professionele adressering in de weg.
Wij maken de verschillende bestanddelen van namen voor u expliciet.

Naamgegevens ontdubbelen kan veel problemen voorkomen

Als een persoon onbedoeld dubbel voorkomt in uw adressenbestand, kan dat tot problemen leiden. Dubbele verzendingen, het bij een adresmutatie of verwijdering over het hoofd zien van één van beide. De gevolgen daarvan kunnen uw imago schaden.
Het is overigens niet altijd goed te zien of bij twee of meer gelijke achternamen sprake is van een doublure. Ook alle andere bestanddelen van de naam en zelfs de adressering zijn bij die beoordeling van belang. Bij het opschonen is dus grote voorzichtigheid geboden.

Wij kunnen in uw adresbestanden markeren waar mogelijke doublures zitten. De feitelijke verwijdering van dubbelen zal alleen plaatsvinden in samenspraak met of door u.