Splitsen en opschonen adressen en adresgegevens

Ordenen is scheiden, splitsen in aparte velden, opschonen, aanvullen, uniformeren

Wij ordenen adresgegevens in uw klantenbestanden, relatiebestanden en overige adressenbestanden: scheiden en splitsen naar aparte velden (of aparte kolommen in EXCEL), opschonen, aanvullen, uniformeren, standaardiseren. Dat heeft een aantal belangrijke voordelen voor u:

	- professionelere correspondentie wordt mogelijk; u maakt een betere indruk bij klanten
	- snellere verwerking van verzendingen door postkamer of mailingbedrijf
	- praktischer en flexibeler bestanden door betere selectie-, sorteer en presentatie-opties
	- meer inzicht en overzicht in uw bestanden door eenduidigheid. Dit vereenvoudigt het beheer
	- makkelijker importeren van de gegevens in een 'echte' database
	- eenvoudiger samenvoegen van diverse bestanden wordt mogelijk

Ordenen maakt uw relatiegegevens waardevoller

Wij kunnen adresgegevens vrijwel volledig geautomatiseerd ordenen. Uit een tekstbestand of tekstdocument als MS Word of WordPerfect, uit een spreadsheet als EXCEL, en natuurlijk uit een echte database. Wij gebruiken hierbij onder meer de meest actuele postcodetabel.

Handmatig ordenen van relatiebestanden is zeer tijdrovend en foutgevoelig. Wij kunnen u met onze software veel tijd, kosten en fouten besparen.

Behalve adresgegevens kunnen wij ook alle naamgegevens in uw adresbestand ordenen. Door het ordenen van uw naamgegevens en adresgegevens wordt uw relatiebestand veel waardevoller. Wij noemen het daarom data opschonen of zelfs verrijken.

Adressen splitsen is vaak noodzakelijk!

Vaak zijn de adresgegevens in een relatiebestand, klantbestand of ander adresbestand niet of maar ten dele van elkaar gescheiden. Straatnamen of postbus, huisnummers of postbusnummers, toevoegsels, postcodes, plaatsnamen, soms staat alles in één veld of kolom (voorbeeld in EXCEL). Daardoor is het bestand met relatiegegevens of klantgegevens niet erg flexibel. Zoeken, sorteren of geautomatiseerde bewerkingen op afzonderlijke bestandsdelen in adressen zijn dan niet of minder goed mogelijk. Verder kan de zogenaamde “KIX-code” op die manier niet worden ‘berekend’. Maar voor een professionele correspondentie is dat natuurlijk wel een pré. Adres splitsen is dan onvermijdelijk.

Wij splitsen de adresgegevens in uw document of adresbestand naar de volgende 9 verschillende velden:

1.	adres (straat of postbus)	5.	plaatsnaam (vestigingsplaats of woonplaats)
2.	nummer (huisnummer of postbusnummer)	6.	internationale postcode
3.	toevoegsel nummer	7	land
4.	postcode

Adresgegevens opschonen en uniformeren is de moeite waard

Adresgegevens raken vaak geleidelijk vervuild met zaken die een optimale adressering in de weg staan. Bijvoorbeeld het ten onrechte gebruiken van te veel spaties, harde returns (¶), komma’s, of andere leestekens op onjuiste plekken. Zij vervuilen uw etiketten.
Daarnaast komen regelmatig inconsequenties voor tussen adressen onderling. Zoals het afwisselend gebruik van hoofdletters, de manier waarop de postcode wordt vermeld etc.
Tot slot is het belangrijk uw adresgegevens te uniformeren of standaardiseren. Zodat u altijd beschikt over de officiele schrijfwijze. Daarnaast maakt dit betere zoek- en sorteeracties mogelijk.

Die gegevens-vervuiling is niet vreemd: regelmatig vindt data-invoer plaats door meerdere personen zonder eenduidige invoer-afspraken. Het blijft immers mensenwerk en programma’s als MS Word, Wordperfect of EXCEL kennen niet of nauwelijks invoercontroles.

Wij kunnen de adresgegevens in uw adresbestanden snel en professioneel opschonen en uniformeren.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor het opschonen van uw data? Lees dan hier verder of neem contact met ons op via 06 - 33 05 50 80 of via ons contactformulier.