Werkwijze congresondersteuning

Samenwerken volgens een helder plan

Onze congresondersteuning bestaat uit een nauwe samenwerking met een klant, waarbij we graag de volgende werkwijze hanteren:

	- kennismakingsgesprek
	- offerte inclusief plan van aanpak
	- opdrachtbevestiging
	- uitvoering
	- evaluatie

Kennismakingsgesprek

Met plezier komen wij bij uw bedrijf langs voor een eerste kennismaking en voor een inventarisatie van uw evenement-plannen. We willen daarbij onder meer graag inzicht krijgen in:

• doel en doelgroep
• datum en plaats
• opzet van het evenement
• uw wensen t.a.v. de communicatieve uitstraling
• uw wensen mbt onze inzet tijdens de organisatie

Tijdens dit gesprek kunnen wij – als u dat wilt - aan de hand van een complete checklist alle aspecten van het organisatietraject de revue laten passeren. We kunnen u ideëen en suggesties aan de hand doen en u adviseren over een zo efficiënt en effectief mogelijke organisatieopzet. Ook kunnen wij u met ons netwerk in de congreswereld van dienst zijn.

Offerte inclusief plan van aanpak

Aan de hand van het intakegesprek maken wij een plan van aanpak voor het organisatietraject. Dat bestaat uit een

• stappenplan
• actiepuntenlijst
• tijdpad

Een beschrijving dus van wie wat wanneer doet. Op dat plan van aanpak baseren wij onze offerte. Mochten de uitgangspunten in het plan van aanpak niet geheel overeenkomen met de uwe, dan stellen wij die natuurlijk bij en passen wij onze offerte aan.

Opdrachtbevestiging

Als u accoord bent met onze offerte, vinden wij het prettig als u die schriftelijk bevestigt. Mocht u besluiten toch niet met ons in zee te gaan, dan bent u ons verder niets verschuldigd; het plan van aanpak kunt u dan gewoon kosteloos gebruiken!

Uitvoering

Deze fase begint met het fine-tunen van het plan van aanpak. Omdat wij samen met u aan de slag gaan, is het belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat er over weer heldere werkafspraken zijn. Zodat wij met dezelfde verwachtingen het traject in gaan. Daarna is het zaak dat u ons zo snel mogelijk alle zaken doet toekomen die wij bij de ondersteuning nodig hebben. Denk aan adresbestanden, teksten, grafisch materiaal etc. Tijdens de uitvoering rapporteren wij u regelmatig over de voortgang en stand van zaken. Daarnaast zijn wij tijdens de uitvoeringsperiode voortdurend telefonisch en via de email bereikbaar voor tussentijdse vragen.

Evaluatie

Graag evalueren wij na afloop met u hoe u onze dienstverlening en de samenwerking heeft ervaren. Wij staan daarbij natuurlijk open voor verbeter-suggesties.

Meer informatie?

Wilt u weten hoe wij voor uw evenement congresondersteuning kunnen bieden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies! Bel 06 - 33 05 50 80 of maak gebruik van ons contactformulier.